כיצד לתעדף את הקריירה והחיים האישיים שלך ב-7 שלבים
Miscellanea / / December 31, 2021
הביאו את הערכים שלכם, היפטרו מהמיותר ופתחו אסטרטגיה.
זכור שענית לאחרונה על השאלה "מה שלומך?" לחברים שלך. אולי אמרת שאתה "מאוד עסוק" או שיש לך "הרבה דברים לעשות ואין לך זמן לעצמך". אלו תשובות אופייניות. למרבה הצער, רק מעטים יודעים איך לנהל את הזמן בחוכמה. אנחנו מבזבזים דקות יקרות על שטויות ומבינים את הטעויות שלנו כשזה מאוחר מדי. כתוצאה מכך, אנו מפשטים מאוד את המטרות, או שפשוט לא משיגים אותן.
דמיינו לעצמכם קמים מוקדם בבוקר כדי לתפוס פגישת עבודה חשובה, וערב קודם, מגלים בטעות סדרה חדשה ומעניינת. אתה צופה בו בחצות, מתעורר הרבה יותר מאוחר ממה שאתה צריך, וממהר לעבודה בלי שיהיה לך זמן להתכונן. הכל אשם בקביעת סדר העדיפויות השגוי. במקום לשחק פרק אחר פרק, אתה יכול ללכת לישון מוקדם, להתעורר במצב רוח טוב ולהתכוונן לפגישה.
למה חשוב לתעדף
הפילוסופיה של ניצול נכון של הזמן היא פשוטה - אתה לא צריך לדאוג שאין מספיק ממנו, אלא להתמקד כיצד להפיק ממנו את המרב. והדרך היחידה לעשות זאת היא ללמוד כיצד לתעדף נכון.
כמובן, שמעת על זה בעבר. אבל באיזו תדירות באמת ישבת ותעדפת את המשימות היומיומיות שלך? זה צריך להיעשות באופן קבוע מכמה סיבות.
אם אתה צריך לעשות הרבה דברים כל יום, אתה לא יכול בלי מערכת שתעזור לך להתמודד עם הכל. Priority מאפשרת לחלק משימות לפי סדר, בהתאם לחשיבותן. ושיטה זו מובילה לשינויים חיוביים:
- מגביר את הפרודוקטיביות. כאשר אנו מזהים את המשימות החשובות ביותר ומקדישים זמן להשלמתן, הביצועים שלנו משתפרים משמעותית, מה שאומר שאנו עושים יותר מהרגיל.
- מפחית רמות של חרדה ומתח. כשיש לנו רשימה ענקית של משימות, ולא נשאר הרבה זמן, אנחנו מתחילים לדאוג. תעדוף עוזר לך לקצר את רשימת המטלות שלך ולנצל את הזמן שלך בחוכמה.
- מרחיב את האפשרויות. כאשר אנו מתמקדים בדברים החשובים ביותר, אנו מגיעים ליעדים שלנו מהר יותר ומבחינים בכיוונים חדשים לצמיחה.
מה עוזר לתעדף
1. להבין את הערך של משימות
לפני מיון משימות, עליך לקבוע את רמת החשיבות של כל אחת מהן. כדי לעשות זאת, שאלו את עצמכם מה בדיוק תקבלו כתוצאה מכך. ישנם שלושה סוגי ערך:
- רֶגַע. לדוגמה, כאשר אתה מתקשר לעמית כדי לברר מידע חשוב עבור פרויקט שאתה עובד עליו כעת.
- טווח קצר. זה מומחש על ידי סידור שולחן העבודה - המסמכים ימוינו בצורה מושלמת עד שהעומס ייווצר שוב.
- טווח ארוך. נניח שאתה רוצה לרדת במשקל ולהירשם לחדר כושר; כדי לראות את התוצאה, אתה צריך להזיע במשך מספר חודשים.
כשאתה משקיע בזמנך, ממלא את הימים והשעות שלך בפעולה, אתה הופך אותם לבעלי ערך לעתיד שלך. לכן, הבינו מה חשוב לכם, ואז פעלו.
2. היפטר ממשימות מיותרות
לעתים נדירות אנו מתכננים את הפעילויות היומיומיות שלנו בעצמנו, ולכן המוח שלנו עושה זאת עבורנו באופן אוטומטי ומתעדף משימות, רק באופן לא מודע. חלקם מקרבים אותנו ליעדים שלנו, אחרים אינם נותנים תוצאות נראות לעין. לכן נדמה לנו שאנחנו כל הזמן עסוקים – לא כל הפעולות שלנו קשורות למה שאנחנו רוצים בעתיד. כתוצאה מכך, אנו מבזבזים את זמננו על דברים מיותרים. עבור רבים זה הופך לתקליט פרוע וחוזר על עצמו שוב ושוב, כל יום, חודש ושנה.
דמיינו תרחיש פשוט. אתה נוסע לארה"ב לשבוע. זהו הביקור הראשון שלכם בארץ, אז אתם רוצים לעשות הרבה - לראות את האטרקציות המרכזיות ולאכול במסעדות הטובות ביותר. בחינת המדינה עצמה וסוגיות הקשורות לנסיעות עשויה להיות מעט מבלבלת. איפה להתחיל? לקנות כרטיס טיסה? להזמין מלון? מה אם אתה אוהב מלון מרוחק מדי מהאטרקציות? אז אולי עדיף קודם כל להכין רשימה של מקומות שאתם רוצים לבקר בהם?
כל כך הרבה שאלות יכולות לגרום לראש שלך להסתחרר. בשביל זה יש סדר עדיפויות. רשום את כל השאלות שלך, היפטר מאלה המכילות דאגות קלות ופעל.
3. חלק את המשימות לקטגוריות
שאלה נוספת שמקלה מאוד על תהליך התעדוף: מה המטרה שלך? התשובה תעזור לאיית בבירור את המשימות והדרכים לפתור אותן. לאחר השלמת רשימת המטלות שלך, חלק אותה לשלוש קטגוריות:
- בהחלט נעשה. משימות אלו חשובות ביותר להשגת המטרה. יש להשלים אותם קודם כל, לא לחסוך במשאבים ובזמן. אם לוקחים דוגמה של טיול לאמריקה, רכישת כרטיסים והזמנות בבתי מלון נכנסות לקטגוריה זו.
- שווה להכין. זה כולל את כל מה שחשוב אבל לא קריטי. אם תתעלם ממשימות כאלה, התוצאה תפחת מעט. למשל, אם לא תכינו מראש רשימה של אטרקציות, תוכלו לשכוח מחלקן במהלך הטיול.
- נחמד לעשות. מדובר במשימות אופציונליות שאינן משפיעות בשום צורה על תוצאת התיק. למשל שאלות קטנות מהקטגוריה "איזה כיפה לקחת איתך לארצות הברית ואיזה להשאיר בבית".
רשימה של משימות לפי קטגוריות תעזור לפנות זמן ולנהל אותו בחוכמה. יתרה מכך, הוא מתאים לכל תחום בחיים: לא משנה אם אתה עובד במשרה מלאה, מטפל בילדים או משלב את שניהם.
4. סדר את המשימות לפי הסדר
השלב הבא הוא לספור את מספר המשימות ולחלק אותן לפי הסדר. זה שימושי במיוחד כאשר יש לך מספר משימות באותה קטגוריה בו-זמנית.
להעריך מחדש את חשיבות המשימות בתוך כל קבוצה. אז תבינו במה כדאי להתמודד קודם. אל תשכח את אחד העקרונות המרכזיים של תעדוף - העיקר הוא לא במספר המשימות שהושלמו, אלא באיכות הביצוע.
5. צור רשימת מאסטר
אתה לא יכול לתעדף משימות נכון אם אתה שומר אותן בראש. כאן נכנסת לתמונה רשימת המאסטר - רשימת סיכום של כל הדברים שצריך לעשות. הוסף אותם להערות בטלפון או למסמך במחשב שלך, סיווג אותם וסדר אותם לפי הסדר. כך תוכלו בקלות להוסיף פריטים ולבצע שינויים לפי הצורך.
6. השתמש בשיטות שונות של פרודוקטיביות
אם גיליון האב לא עוזר לך להבין מה לדחות ומה לעשות עכשיו, נסה שיטות פרודוקטיביות אחרות. לדוגמה, השתמשו בעקרון פארטו, שאומר ש-20% מהמאמץ הוא 80% מהתוצאה. או הסתכלו על מטריצת אייזנהאואר, המציעה לחלק משימות לארבע קטגוריות: דחוף וחשוב, דחוף ולא חשוב, לא דחוף וחשוב, ולא דחוף ולא חשוב. אוֹ לבחור כל אחרשיטה נוחה לך.
7. פתח אסטרטגיה
לאחר שתעדף דברים, תצטרך להחליט על אסטרטגיה להשלמתם. עדיף להתחיל עם המשימות הגדולות והקשות ביותר, אך החשובות ביותר. ההתמודדות איתם תמריץ אותך ותיתן לך השראה להמשיך הלאה.
ניהול זמן יעיל הוא רק חלק מחידה ענקית של שינויים שאתה יכול לעשות לקראת עתיד טוב יותר. קשיים נובעים בדרך כלל לא בגלל החלטה שגויה אחת, אלא בגלל שרשרת שלמה של אירועים. אם אינך מרוצה מאיך שהגורל שלך מתעצב, הגיע הזמן לשקול מחדש מה ואיך אתה עושה זאת. שנה את מהלך המחשבות שלך וחייך ישתנו.
קרא גם🧐
- 7 שיטות תכנון יעילות שיעזרו לך להישאר על המסלול
- איך לארגן את חייך ב-10 צעדים
- איך לתעדף כשאתה מוצף כל הזמן
לאחות מרובת ילדים, לסבתא מתקדמת ולחברה מופנמת: 4 רעיונות למתנה טכנולוגית שתשמח כל אחד