6 טיפים לעבודה יעילה עם דואר אלקטרוני
לעבוד וללמוד הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
אימייל הוא אחד האמצעים הטובים ביותר של תקשורת, אולי, היחיד אשר משמש את כל המשתמשים, ללא יוצא מן הכלל. אתה יכול לאהוב או לא לאהוב את שליחיו, להשתמש בסקייפ או בצ'אט של פייסבוק, אך כתובת אימייל יש לך בוודאות.
כל יום אנחנו מקבלים לתיבת הדואר שלך, לא רק הודעות מחברים ועמיתים, אלא גם עשרות הודעות דוא"ל פרסומים, הודעות, פשוט זבל. כדי לא לטבוע המספר העצום של הודעות נכנסות, חשוב לפתח וליישם את המיומנויות של עבודה יעילה עם דואר אלקטרוני.
זכויות יוצרים Shutterstock
הדוא"ל בדיקת זמן לוח זמנים
אם אתה מרגיש שאתה מבזבז יותר מדי זמן על העיבוד של דואר, ומספר מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך עדיין לא להקטין, ואז לנסות תכנית קשה תוך בודק את הדואר שלך תיבה. בדרך כלל אנחנו מתחילים לבדוק את הדואר, למצוא בקישור מעניין במכתב, ללכת לאתר, ומשם אל אחרים... ואחרי חצי שעה להיזכר וחוזר ניתוח של האותיות. כתוצאה מכך, זמן עבר והתיק לא זז.
אז, לנסות לבודד את עצמם לזמן מוגבל מסוים לעבודה עם דואר אלקטרוני. תדירות ומשך כל אחד במרווחים אלה ניתן להגדיר עבור עצמם בכוחות עצמם, בהתאם לכמות של ההתכתבות שלו. אולי זה יהיה שעה בבוקר שעה בסוף היום, אולי אתה מעדיף ללכת לדואר בחשבון כל שעה למשך חמש דקות. הדבר החשוב ביותר - לנסות להיצמד ללוח הזמנים שנקבעו על עצמך ולא להיות מוסח על דבר מיותר. הידיעה
הזמן שלך מוגבלבאופן בלתי נמנע, יוביל לעלייה יעילות של עיבוד הכנסות הדואר.כל פעולת אמצעי מכתב
הכלל העיקרי הוא שאתה צריך לחול בעת הניתוח אלקטרוני - כל מכתב פתוח מחייב אותך בשום פעולה. אם פתחת את המכתב, אז בכל מקרה אי אפשר להשאיר אותו שוב נכנס. אתה גם צריך מייד להגיב על המכתב או לשלוח אותו למי הוא להתמודד טוב יותר עם הבעיה הזו, או לתכנן את עצמם משימה או Google Calendar משימות - ממילא כתוצאת מכתב הפעולה תימחק או עבר הארכיון, הוא להשאיר את התיקייה תיבת דואר נכנס. בכפוף פשוט זו לפסוק הדואר הנכנס שלך בסופו של דבר הפינה.
זכויות יוצרים Shutterstock
מסננים ותוויות
אם אתה מקבל על בסיס יומי מספר רב של מכתבים, הניתוח שלהם דורש ממך הרבה זמן ומאמץ. למה אתה לא להשתמש במשאבים שירות הדואר, במיוחד לאור העובדה שברוב השירותים, תכונה זו היא ההווה גם מיושם?
אנחנו מדברים על הקמת מסננים לעיבוד אלקטרוני אוטומטי. במקום שיש ללחוץ באופן ידני על כל הודעה, וכל קליק שלך - זה גם הזמן והמאמץ, רק פעם אחת להגדיר את המסננים הנדרשים. לדוגמה, כל הודעות עם כתובת של קרובי משפחה שלך מועברות באופן אוטומטי משפחת התיקייה ומסומן סמן חשוב. כל הודעות לעיתונות ללכת לתיקייה נפרדת מבלי לעבור דרך התיקייה תיבת דואר נכנסוהודעות מרשתות חברתיות בבת אחת לטוס ב עגלת קניות.
לכן, אתה יכול להפיץ את המסר על הנושאים העיקריים ו להתכונן כראוי לטיפול שלהם. אתה כבר לא יהיה מצב שבו המוח שלך הוא מנתח את הכתובת עובר מהמשרד לענייני בית בשאלות ומיד על חלוקת בידור, ולאחר מכן חזרה שוב.
אפשרויות עבור מגוון רחב של פילטרים יש כמות עצומה ואני בטוח שברגע בניית מערכת סינון אוטומטית, אתה תחסוך ימים וחודשים מזמנך. בנוסף, על ידי הקצאת תוויות או תיקיות הפצה, אתה יכול למצוא את האותיות בקלות בארכיון (אתם זוכרים אותה תיקייה תיבת דואר נכנס אנו לרוקן לגמרי?).
חיפוש שימוש
משתמשים רבים, במיוחד למתחילים, לשמור את כל הדואר האלקטרוני שלך בתיבת הדואר הנכנס שלך, כי הם מרגישים שהם לא ימצא אותם לא יותר בארכיון. אם אתה מגדיר את מערכת מסננים ותוויות כמתואר בפסקה הקודמת, שהארכיון נמצא הורה כבר וזה הרבה יותר קל לנווט. אבל לא לשכוח גם על שורת החיפוש. לדוגמא, במנוע החיפוש של Gmail הוא כל כך מושלם (מי היה ספק!) כדי למצוא כל אות לא תתקשה.
להשתמש בסימן
יש שירותי דואר רבים מסרים תיוג פונקציה עם סמנים מיוחדים (ב- Gmail הוא כוכב). בעזרתם קל לספק את המסרים הדרושים שדורשים תשומת לבכם ולשים אותם בתיקייה נפרדת. ב- Gmail, אתה יכול לבחור קבוצה של בולים די גמישה להשתמש בהם. לכן, במבט אחד על תכולת תיבת הדואר שלך יהיה מספיק כדי לבחור את המכתבים על פי החשיבות שלהם.
השתמש במקשי קיצור
באמצעות מקשים חמים ניתן לזרז אלקטרוני עיבוד כך כדאי לבלות כמה שעות ללמוד אותם. אבל לפני כן, תסתכל בהגדרות (ב- Gmail הוא הגדרות - כללי - קיצורי דרךונכללים הם) בטוח איפור. אחרי זה, פשוט לחץ על המקלדת מול סימן שאלה ואתה תתבקש עם כל Gmail המקשים החמים.
דוא"ל הוא כלי תקשורת גדול, אבל זה לא אומר שאתה צריך לתת לתהליך הזה וחצי של חייו. אוטומציה מרבית של כל תהליכים, תשובות מהירות, או להעביר הודעות, תזמון זמנם יחד עם מועצות אחרות מאמר זה יאפשר לך מספיק מהר כדי להתמודד עם כל מספר של אותיות לחסוך יותר זמן בפעילויות מהנות יותר.