8 טעויות שגורמות לרשימות מטלות שלא עובדות
Miscellanea / / April 22, 2022
לרובם לא קשה להימנע כלל.
רשימת מטלות עוזרת לך לתכנן את היום בצורה ברורה ולהתמקד במשימות חשובות. אבל צריך להיזהר: פגם אחד - והכלי השימושי הזה הופך למזבלה כאוטית שאי אפשר להתמודד איתה. מומחי פרודוקטיביות זיהו כמה מהטעויות הנפוצות ביותר ברשימת המטלות וכיצד להימנע מהן.
1. אל תכתוב דברים
נקודה ברורה, אבל עדיין כדאי לזכור: אם תשמור את רשימת המשימות אך ורק בראש שלך, אז אתה בהחלט תשכח משהו. כתיבת דברים במחברת נייר, בהערות בטלפון או במסמך במחשב תעזור לך לקבל תמונה ברורה, גם כשהמחשבות שלך מתחילות להתבלבל מרוב עייפות.
הסוציולוגית ומאמנת הניהול ג'ן יאגר מציינת שזה גם מאפשר לך להיות אחראי יותר למשימות. "דברים שונים שמושכים אותך לכיוונים שונים פשוט נעלמים כי יש לך תוכנית ברורה מול העיניים", מסביר המומחה.
2. התייחס לרשימת המטלות שלך כמו לרשימת משאלות
כמובן, זה יהיה נחמד ליישם את הרעיון שעלה בראשכם לפני כמה ימים, אבל שאל את עצמך: "האם אני באמת רוצה לעשות את זה היום?"
מומחה וסופר בניהול זמן ספרים "מרגיש רגוע. פרודוקטיביות ושקט נפשי בעידן של מועדים נצחיים ” לורה ונדרקם מאמינה שאין זה הגיוני להוסיף לרשימה את המשימות שאינך מתכוון להשלים. "כמו כן, הם יישארו מבוטלים אם לא תפרט אותם. בנוסף, זה יעזור להימנע מרגשות אשמה", מציין המומחה.
צור רשימה נפרדת לדברים ופרויקטים גדולים שהיית רוצה לעשות, אבל מאוחר יותר. מומחה הפריון דיוויד אלן מכנה זאת רשימה "אולי מתישהו". גישה זו מאפשרת לך לשמור את הרעיונות שלך ולא להעמיס על סדר היום היומי.
"זכור שרשימת מטלות היא כלי פרודוקטיבי, לא רשימת קסם של מה שהיית רוצה להשיג", מזכירה ג'ן יאגר.
3. הוסף יותר מדי משימות לרשימה
לדברי לורה ונדרקם, אחת הטעויות הגדולות ביותר היא להיות שאפתני מדי בעת יצירת רשימה. עדיף לקצר ולתעדף משימות.
"רשימת המטלות צריכה להיות מורכבת מ-3-5 משימות שאתה הולך להשלים היום. כן, יש לך עוד הרבה פרויקטים שדורשים תשומת לב. אבל באופן אידיאלי, רשימת מטלות היא סוג של חוזה עם עצמך. אתה מבטיח לעצמך למלא בדיוק את המשימות האלה, לא משנה אילו דברים אחרים יעלו", מסכם המומחה.
ותמיד ניתן לחלק משימות פחות חשובות על הימים הקרובים ביותר בשבוע או בחודש.
4. אל תפרק דברים גדולים לצעדים קטנים
לעתים קרובות דברים נכנסים לרשימה שדורשים להשלים כמה שלבים בבת אחת. יש להתייחס בזהירות לפרויקטים גדולים כאלה.
מייק ורדי, יוצר בלוג הפרודוקטיביות Productivityist, מאמין שבלי לחלק משימות גדולות לחלקים קטנים, לא תשיג את התוצאה המקסימלית.
מאמנת הפרודוקטיביות גרייס מרשל מוסיפה שעם רשימה מעורבת של גדולים, כמו בניית אתר אינטרנט, דברים קטנים, כמו הזמנת אצווה חדשה של כרטיסי ביקור, יש לנו הרבה יותר סיכוי לדחות פרויקטים גדולים עבורם לאחר.
"זה קורה כי כשאנחנו במצב פעולה, אנחנו רוצים לקחת על עצמנו משימות פשוטות שאנחנו בהחלט יכולים לפתור. זה כמו משחק מחשב ממכר. לעולם לא מציעים לנו להציל את העולם מזומבים או למצוא אוצר בצעד אחד. במקום זאת, אנחנו עוברים שלב אחד אחרי השני ומשלימים את כל המשימות בתורם", מסבירה גרייס מרשל.
5. ניסוח שגוי
הבלוגר מיכאל ורדי ממליץ להשתמש תמיד בפעלים. במקום ביטויים קצרים כמו "Seryozha, email" היצמדו לביטויים ברורים, למשל: "שלח נתוני מכירות לסרגיי במייל".
"תאר לעצמך שאתה צריך להעביר את האחריות למישהו אחר. אם תתחיל את תיאור המשימה עם פועל, לאדם יהיה הרבה יותר קל להבין מה נדרש ממנו. אתה מהעתיד ויש את האדם הזה. פשטו את המשימה והיפטרו מניסוחים מעורפלים", ממליץ מיכאל ורדי.
6. התייחס לתיבת הדואר הנכנס שלך כאל רשימת מטלות
אם תתנו למיילים שמגיעים בדואר לשלוט על היום שלכם, תבזבזו את כל זמנכם בפתרון בעיות של אחרים. "בואו נהיה כנים: זרם ההודעות אף פעם לא מתייבש. זה לא פלא שאנחנו מרגישים שאין לנו את האנרגיה לעשות שום דבר אחר", אומרת מאמנת הפרודוקטיביות גרייס מרשל.
חשבו על היעדים האסטרטגיים שלכם - פרויקטים פרואקטיביים שאפתניים, משאלות לשנה או כיווני התפתחות גלובליים. באיזו תדירות כל זה מופיע בדוא"ל שלך? אם נדיר, אז עדיף להפנות את תשומת הלב שלך למשימות אחרות.
7. אל תפנה זמן לנוח
הפסקות תקופתיות, כמו טיול בפארק או תרגיל נשימה של חמש דקות, עוזרות לכם להיטען מחדש ולצבור כוח. וזה לא פחות חשוב ממחיקת המשימה הבאה מהרשימה.
"לאנשים רבים זה חסר טעם להוסיף משהו 'לא פרודוקטיבי' לרשימה שלהם. עם זאת, מנוחה קטנה עוזרת להתמקד בצורה עמוקה ויעילה יותר במשימות הבאות. תן להפסקות להיות משהו טבעי ובלתי מעורער עבורך. זה יאזן את האנרגיה שלך, תישאר ממוקד וימנע שחיקה", אומר יועץ הבריאות והפסיכולוג לי צ'יימברס.
8. רשום משימות מיותרות
תמיד נחמד לבדוק מה עשית. אבל זה לא אומר שכדאי להוסיף מספר רב של משימות אלמנטריות ללוח הזמנים שלך.
"למרות שיש יתרונות לרישום פעילויות והרגלים קטנים, יש להם עוד הרבה חסרונות. קשה לנו יותר לתעדף משימות, הרשימה הופכת מסובכת יותר, ולפעמים יש פרודוקטיביות רעילה שמובילה לעבודת יתר וסחבת. בנוסף, יכולה להיות הרגשה שקרית שהצלחנו לעשות הרבה ביום, למרות שלמעשה התעסקנו בדברים אלמנטריים", אומר לי צ'יימברס.
עבור הרגלים וטקסים קטנים, כגון תזכורות ליטול ויטמינים או פעילות גופנית, המומחה ממליץ להשתמש באפליקציות מיוחדות כמו עוקבי הרגלים.
קרא גם🧐
- כיצד לתכנן שבוע במהירות ובנוחות באמצעות רשימת ריצה
- מערכת תכנון פשוטה למי שמאס בניהול זמן, מטרות ורשימות מטלות
- 9 רשימות פשוטות שיעזרו לך להיות פרודוקטיבי יותר